Robaws CRM & Klantbeheer
Grip op projecten.
Robaws CRM is ontwikkeld voor bedrijven die werken met klanten, offertes en projecten, zoals installatiebedrijven, bouwbedrijven, dakdekkers, servicebedrijven en andere technische organisaties. Werk je met losse klantlijsten, mailboxen, Excel-bestanden en projectsoftware?
Met Robaws CRM & klantbeheer houd je klantgegevens, contactpersonen, offertes, projecten, taken en facturen bij vanuit één centrale omgeving. Zo ziet iedereen binnen je bedrijf welke afspraken zijn gemaakt, welke offertes openstaan en welke projecten bij een klant horen.
- Klanten en contactpersonen centraal beheren
- Offertes, projecten en facturen direct aan de klant gekoppeld
- Taken en opvolging vastleggen voor jezelf of collega’s
- Klantinformatie ook onderweg beschikbaar
- Uit te breiden met Automation en software-integraties
Navigeer snel naar jouw Robaws CRM & Klantbeheer software functionaliteiten.
Hoe werkt Robaws CRM & Klantbeheer software?
Robaws CRM is het onderdeel binnen Robaws ERP waarmee je klanten, prospects en contactpersonen beheert.
Het verschil met een los klantenbestand is dat de klant binnen Robaws direct verbonden is met de rest van je bedrijfsproces.
Een nieuwe klant kan bijvoorbeeld eerst een offerte ontvangen. Wordt die offerte een opdracht, dan ontstaat daaruit een project. Vervolgens worden werkzaamheden uitgevoerd en uiteindelijk gefactureerd.
De gegevens blijven daarbij met elkaar verbonden.
Klant → offerte → project → uitvoering → facturatie
Daardoor hoef je informatie niet bij iedere stap opnieuw over te nemen.
Voor een projectmatig werkend bedrijf is dat belangrijk. Een klant is namelijk zelden alleen een naam en telefoonnummer. Er horen contactpersonen, aanvragen, offertes, projecten, werkzaamheden, documenten en financiële gegevens bij.
Waarom Robaws CRM & Klantbeheer belangrijk voor projecten?
Bij een traditioneel CRM ligt de nadruk vaak vooral op verkoop en klantopvolging.
Bij een bouw-, installatie-, service- of ander projectbedrijf loopt het klantproces na een gewonnen offerte juist door.
Je wilt bijvoorbeeld weten:
- Wie de klant en contactpersonen zijn
- Welke offertes bij de klant horen
- Welke projecten er lopen of hebben gelopen
- Welke documenten en opmerkingen zijn vastgelegd
- Welke taken nog moeten worden opgevolgd
- Welke facturen en andere onderdelen aan de klant gekoppeld zijn.
Door CRM onderdeel te maken van je ERP-administratie ontstaat één doorgaande werkwijze.
Dat geeft niet alleen meer overzicht tijdens de verkoopfase, maar ook tijdens werkvoorbereiding, uitvoering en administratie.
1. Klantendatabase
De klantendatabase bevat elk klantgegeven op één centrale plek: bedrijfsnaam, adres, BTW‑nummer, contactgegevens, e-mailadressen, telefoonnummers, website en notities.
Je kunt zelf extra velden aanmaken voor interne codes, klantcategorieën of specifieke wensen. Alle communicatiegeschiedenis; e-mails, telefoongesprekken, offertes en facturen wordt automatisch gekoppeld. Zo heb je inzicht in wie wanneer contact had, welke acties zijn uitgevoerd en welke documenten zijn gedeeld.
De database ondersteunt filters op locatie, type klant, status, omzet of laatst contactmoment. Bulkimport via Excel is mogelijk en wijzigingen worden automatisch gesynchroniseerd. Je kunt klantgroepen aanmaken en segmenteren op elk gewenst gezichtspunt.
2. Contactpersonenbeheer.
Voor elke klant kun je meerdere contactpersonen toevoegen met naam, functie, afdeling, direct telefoonnummer, mobiel, e-mail en notities.
Je ziet per contact wie verantwoordelijk is voor taken, wie offertes heeft ontvangen of facturen heeft ondertekend. Contactmomenten kunnen handmatig of automatisch geregistreerd worden. Het systeem houdt ook opvolgingen bij, zoals belafspraken, herinneringen en deadlines.
Je kunt contactpersonen koppelen aan specifieke projecten of offertes. Alle wijzigingen zijn realtime zichtbaar voor andere teamleden. Zo vermijd je dat belangrijke informatie verspreid raakt of verloren gaat.
3. Projectkoppeling.
Elke klant kan aan één of meerdere projecten gekoppeld worden. Per project zie je alle relevante details, ook hier kun je eenvoudig eigen velden voor aanmaken zoals; start- en einddatum, verantwoordelijke medewerker, projectstatus, budget, urenregistratie en eventuele opmerkingen.
Documenten zoals contracten, plannen of tekeningen kunnen aan projecten gekoppeld worden. Projectupdates verschijnen automatisch in de klantfiche. Zo weet iedereen welke activiteiten bij welke klant horen.
Taken en deadlines van projecten worden zichtbaar in overzichtslijsten. Dit maakt planning, monitoring en resourcebeheer overzichtelijk en foutloos. De overzichtslijsten zijn naar behoefte aan te passen en te downloaden naar Excel.
4. Taken & Opvolging.
Voor elke klant en elk project kun je taken plannen met titel, beschrijving, verantwoordelijke medewerker, prioriteit, start- en einddatum.
Taken kunnen gekoppeld worden aan projecten, contactpersonen of specifieke offertes. Het systeem kan automatisch herinneringen en updates sturen naar medewerkers en klanten. Openstaande taken worden getoond in overzichtslijsten en dashboards, inclusief deadlines en prioriteit.
Bulkacties zoals toewijzen, verplaatsen of sluiten zijn mogelijk. Zo beheer je workflows efficiënt en zorg je dat niets blijft liggen.
5. Automatiseringen.
Automatiseringen kunnen acties triggeren op basis van voorwaarden zoals status, datum, klanttype of projectfase.
Voorbeelden: betalingsherinneringen automatisch versturen, taken toewijzen bij nieuwe aanvraag of offerte, e-mails versturen bij statuswijziging, automatische archivering van documenten.
Complexe workflows zijn mogelijk: meerdere acties na elkaar, condities voor specifieke klanttypes of notificaties voor verschillende medewerkers. Je bespaart tijd, vermindert menselijke fouten en zorgt dat alle processen consistent verlopen. Automatiseringen zijn aanpasbaar per klant, project, medewerker of afdeling.
6. Offertes & Facturen.
Offertes kunnen in Robaws direct vanuit de klantenkaart worden aangemaakt met alle klantgegevens ingevuld. Artikelen, diensten, prijzen, kortingen, BTW-percentages en betalingsvoorwaarden zijn volledig aanpasbaar.
Bij acceptatie worden offertes eenvoudig omgezet in projecten of facturen. Facturen tonen openstaande bedragen, betaaldata, herinneringen en betalingsstatus.
Je kunt terugkerende facturen instellen of bulkfacturatie uitvoeren. Alle financiële documenten zijn traceerbaar en gekoppeld aan klant en project. Dit vermindert administratieve fouten en versnelt het facturatieproces aanzienlijk.
7. Rapportages & Inzichten.
Het Robaws systeem van Sidekick maakt rapportages per klant, project, medewerker of afdeling.
Voorbeelden: omzet per klant, openstaande facturen, installaties, statussen, urenregistratie, terugkerende taken, respons op offertes.
Grafieken en tabellen geven direct inzicht in trends en prestaties. Rapporten kunnen worden gefilterd op datum, regio, klanttype of productgroep.
Je kunt data exporteren naar Excel of PDF voor verdere analyse. Real-time dashboards tonen KPI’s en waarschuwingen bij afwijkingen. Zo neem je onderbouwde beslissingen op basis van actuele data.
8. Robaws CRM App.
Met de Robaws App heb je alle klantinformatie altijd bij de hand, ook buiten kantoor. Je kunt contactpersonen rechtstreeks bellen vanuit de app, zonder dat je ze eerst in je persoonlijke contacten hoeft te zetten.
Taken en opvolgacties kun je onderweg direct aanmaken en toewijzen aan jezelf of collega’s. Ook opmerkingen en notities zijn eenvoudig toe te voegen, bijvoorbeeld na een klantbezoek.
Alle ingevoerde gegevens worden realtime gesynchroniseerd met het kantoor, zodat je team meteen op de hoogte is. Dit voorkomt dubbel werk en zorgt dat klantinformatie altijd up-to-date blijft. De app maakt klantopvolging sneller, makkelijker en volledig geïntegreerd in je dagelijkse werk.
9. Integraties externe CRM.
Sidekick Software kan gegevens synchroniseren met externe CRM systemen zoals Salesforce, HubSpot en met name je eigen website of webshop. Klantprofielen, contactpersonen, aanvragen voor service of offerte, projecten, offertes en taken worden automatisch uitgewisseld. Dit voorkomt dubbele invoer en inconsistentie.
Koppelingen komen van twee kanten, zodat wijzigingen in één systeem direct zichtbaar zijn in het andere. Zo blijft alle klantinformatie up-to-date, ongeacht waar een medewerker werkt.
Integraties ondersteunen ook workflows; bijvoorbeeld nieuwe leads automatisch importeren in het Robaws systeem van Sidekick of marketingacties doorsturen naar HubSpot. Zo combineer je de sterke punten van beide systemen zonder data-verlies of dubbele acties.
10. Robaws CRM & Klantbeheer van Sidekick Software.
Kortom, met de Robaws CRM & Klantbeheer module van Sidekick Software heb je al je klantgegevens, projecten en communicatie overzichtelijk op één plek.
Taken, offertes en facturen zijn direct gekoppeld, waardoor je workflows efficiënter verlopen. Automatiseringen en rapportages geven inzicht en besparen tijd. Zo verbeter je zowel de interne samenwerking als de klantrelaties.
Sidekick Software biedt een complete en gebruiksvriendelijke oplossing op maat inclusief support voor projectmatig werkende bedrijven. Zo maak je CRM en klantbeheer overzichtelijk, effectief en toekomstbestendig.
Wij vinden voor jou de perfecte oplossing.
Bij Sidekick Software helpen we projectmatig werkende bedrijven stapsgewijs bij het op maat samenstellen van onze software, zodat deze perfect aansluit op jouw specifieke behoeften.
Leer van de gebruikerservaringen van collega's.
Heb je nog vragen? Dat begrijpen wij.
Elk bedrijf is uniek en heeft daarmee ook andere behoeften. Wij maken graag vrijblijvend kennis om te kijken hoe we je kunnen helpen bij jouw uitdagingen.
Veelgestelde Vragen.
Nee. CRM & Klantbeheer is geen los softwarepakket zoals bijvoorbeeld Zoho CRM. Het is onderdeel van Robaws ERP. Je gebruikt klantbeheer daardoor in dezelfde omgeving als andere processen, zoals offertes, projecten, taken en facturatie.
CRM & Klantbeheer is al beschikbaar binnen het Robaws Starter-pakket en daarmee ook onderdeel van de uitgebreidere Go- en Pro-pakketten. Welke aanvullende functies je kunt gebruiken, hangt af van het gekozen pakket.
Het voordeel is dat klantgegevens niet losstaan van de rest van je administratie. Een klant kan binnen Robaws direct worden gekoppeld aan bijvoorbeeld offertes, projecten, taken en facturen. Daardoor hoef je informatie minder vaak dubbel in te voeren en blijft het klant- en projectproces beter met elkaar verbonden.
Je kunt onder andere bedrijfsgegevens, adressen, contactgegevens, verantwoordelijke medewerkers, opmerkingen, documenten en aanvullende klantinformatie vastleggen. Met extra velden kun je de klantenfiche verder aanpassen aan de informatie die binnen jouw bedrijf belangrijk is.
Ja. Aan één klant kunnen meerdere contactpersonen worden gekoppeld. Dat is bijvoorbeeld handig wanneer je binnen dezelfde organisatie aparte contactpersonen hebt voor offertes, projecten, technische vragen en administratie.
Robaws is vooral interessant voor bedrijven waarbij klanten, offertes en projecten nauw met elkaar samenhangen. Denk aan installatiebedrijven, bouwbedrijven, dakdekkers, afbouwbedrijven, servicebedrijven, vastgoedonderhoud en andere technische bedrijven.