Sidekick
Digitale Werkbon.
Maak kennis met de Digitale Werkbon, een gemakkelijke manier van urenregistratie. Agendaplanning, materiaalbeheer én het delen van informatie in één App voor de bouw.
Gebruiksgemak en overzicht staat voorop in de urenregistratie app. Registreer uren individueel of direct in Teams. Voeg foto’s of tekeningen bij om het communicatie tussen kantoor en buitendienst te optimaliseren.
Hoe werkt de Sidekick Digitale Werkbon?
De Sidekick Digitale Werkbon werkt doordat buitendienstmedewerkers uren, materialen en werkzaamheden digitaal registreren op locatie via de app, die vervolgens realtime beschikbaar komen op kantoor voor projectbewaking, facturatie en andere administratieve processen.
De medewerker vult de werkbon in, voegt eventuele foto’s toe en kan deze met één druk op de knop verzenden, waardoor handmatige verwerking op kantoor overbodig wordt en de workflow efficiënter verloopt.
Stap 1.
Planning & aansturing.
Overzicht dagplanning: Mijn werkbonnen
Bij het openen van de urenregistratie app kunnen medewerkers vlot hun agendaplanning terugvinden.
Naast het oppakken van urenbriefjes die op kantoor zijn gepland, kan de gebruiker van de urenregistratie app indien gewenst ook zelf een nieuwe werkbon aanmaken. Handig bij spoedopdrachten buiten werktijd.
Stap 2.
Delen van informatie.
Alle relevante informatie voor het uitvoeren van het werk staat direct in de urenregistratie app ter beschikking. Mist een medewerker buiten informatie, dan kun je vanaf kantoor gelijk het ontbrekende toevoegen in de app.
GPS-koppeling
Om zich te verplaatsen naar de werklocatie starten de medewerkers de GPS-koppeling in de uren app op. Mogelijkheid tot bellen met de contactpersoon indien gewenst.
Stap 3.
Tijdsregistratie.
Digitale werkbon met één klik op de knop:
- [Start | Stop], begin de tijdsregistratie door op de startknop te drukken
- [Start | Einde tijdstip] hieruit komt automatisch de gewerkte tijd, met aftrek van eventuele pauze
- Direct uren ingeven in urenbriefje app
- Diverse bewerking / uursoorten
- Activiteit specificatie
- Track & Trace
Voeg collega’s toe aan de tijdsregistratie. Met de teamlicentie van Sidekick kunnen medewerkers ook collega’s toevoegen aan hun tijdregistratie. Voeg naar behoefte extra informatie in de urenregistratie app toe.
Stap 4.
Documenten toevoegen.
De digitale werkbon is dé ideale manier om belangrijke documenten digitaal bij de hand te hebben. U kunt in de app bijvoorbeeld een leidende informatie aan taken toevoegen. Ook kan je ‘Taken’ (voor jezelf of een collega) en ‘Formulieren’ toevoegen. Formulieren zijn zelf op te stellen controlelijsten in het kader van kwaliteitszorg of klantentevredenheid.
Foto’s zijn een handig hulpmiddel om taken te verduidelijken. Voortgang wordt visueel en automatisch gedocumenteerd.
- Maak foto’s met de tijdsregistratie app om de communicatie te vergemakkelijken.
- Gebruik bij het mobiele urenbriefje de kilometerregistratie, vul deze handmatig in of laat de registratie automatisch invullen.
Stap 4.
Aftekenen en versturen van de digitale werkbon.
In de laatste stap wordt een overzicht van de urenregistratie weergegeven om te controleren.
De digitale werkbon kan digitaal worden ondertekent door de klant. Dit gebeurd in dezelfde digitale werkbon app.
Verstuur het urenbriefje naar jouw backoffice. Stuur eventueel een urenbrief PDF naar de klant.
Zorg voor structuur in je bedrijf. Ons alles-in-één platform zorgt voor overzicht en grip in jouw projectadministratie. Bekijk hieronder.
Leer van de gebruikerservaringen van collega's.
Heb je nog vragen? Dat begrijpen wij.
Elk bedrijf is anders en heeft daarmee ook andere wensen. Wij maken graag eens vrijblijvend kennis om te kijken hoe we jou kunnen helpen bij jouw uitdagingen.
Veelgestelde Vragen.
Medewerkers kunnen hun gewerkte uren direct via de Werkbon App registreren. Daarbij kunnen zij onder andere begin- en eindtijden, pauzes, werkzaamheden en verschillende uursoorten vastleggen. De registratie wordt gekoppeld aan het betreffende project in Robaws.
a. Naast uren kunnen medewerkers gebruikte materialen en uitgevoerde werkzaamheden registreren. Hierdoor hoeft deze informatie niet achteraf via losse formulieren, berichten of urenbriefjes te worden verwerkt.
Een aanvullende tip is om een afbeelding bij een merk op te slaan, zodat identificatie eenvoudig is.
Ja. Medewerkers kunnen foto’s, documenten en andere relevante informatie aan een werkbon toevoegen. Zo blijft belangrijke projectinformatie gekoppeld aan de betreffende opdracht.
Ja. Na afronding van de werkzaamheden kan de werkbon worden gecontroleerd en digitaal door de klant worden ondertekend. Hierdoor is het akkoord direct vastgelegd bij de werkbon.
Robaws is de ontwikkelaar van de ERP-software. Sidekick Software is een Robaws-partner in Nederland en helpt bedrijven bij de keuze, inrichting, implementatie en het gebruik van Robaws. Je gebruikt dus de software van Robaws, terwijl Sidekick je ondersteunt bij het optimaal inzetten ervan binnen jouw organisatie.