ERP Software: de Procesflow in 8 stappen simpel uitgelegd

Stap 1: Stamgegevens

De basis van elk bedrijf ligt in de stamgegevens. Dit omvat informatie over bijvoorbeeld; klanten, leveranciers, bouwpartners, artikelen. Voor de calculatie zijn er standaard calculatieposten en vooraf ingestelde templates voor offertes. Ten behoeve van planning, werkvoorbereiding, service & onderhoud en projectbewaking zijn er stamgegevens voor werknemers, uurcodes, rollen, installaties en materieel.

De software wordt op maat van het bedrijf ingeregeld via de instellingen. Deze gegevens worden centraal opgeslagen en kunnen eenvoudig worden bijgewerkt. Bovendien kan de software output genereren in de vorm van Pdf- en Excel-bestanden, wat handig is voor rapportage en documentatie. De communicatie verloopt via email.

Stap 2: Soort Werk

Elk bedrijf heeft verschillende soorten werkzaamheden, en de software van Robaws ondersteunt deze diversiteit. Klanten kunnen kiezen uit aangenomen werk, regiewerk, service & onderhoud en handel. Deze keuze bepaalt het verdere verloop van het proces.

Stap 3: Prijsvorming / Budgetteren

Afhankelijk van het type werk dat is gekozen, kunnen klanten nu verder gaan met het proces van prijsvorming en budgettering. De software biedt ondersteuning voor het maken van offertes, calculaties, opdrachtbevestigingen, orders en orderbevestigingen. Dit stelt bedrijven in staat om nauwkeurige en concurrerende prijzen met voldoende marge te bieden aan hun klanten.

Via de calculatie wordt de aanpak voor het project en de kostprijs bepaalt. Via de marges wordt de verkoopprijs bepaalt. Via analyse en overzicht heb je vooraf goed zicht op de gebudgetteerde kosten en opbrengsten.

Stap 4: Dossiervorming

Elk project vereist een goede dossiervorming om de voortgang en documentatie te beheren. De software maakt het eenvoudig om project- en klantdossiers aan te maken met sub mappen naar wens en bij te houden. Dit zorgt voor een gestructureerde en georganiseerde aanpak van projectmanagement. Het belangrijkste voordeel is dat elke gebruiker alle relevante projectinformatie snel kan terugvinden. De dossiers staan ook mobiel ter beschikking en kunnen op locatie worden geraadpleegd en aangevuld.

Stap 5: Werkvoorbereiding: Planning en Logistiek

Nadat het werk is geaccepteerd en het budget is vastgesteld, is het tijd voor de werkvoorbereiding. Dit omvat logistiek. De software helpt bij het beheren van leveranciers, het plaatsen van bestellingen en het opstellen van gedetailleerde projectplanningen.

Een goed geplande logistiek is van cruciaal belang voor een succesvol project. De software ondersteunt magazijnuitgifte, bestellingen, goederenontvangsten, inkoopfacturen en magazijn- en voorraadbeheer.

Planning bestaat uit projectplanning om op langere termijn de projecten te sturen hoe en wanneer de projecten uitgevoerd kunnen worden en of er voldoende capaciteit beschikbaar is.

De operationele planning stuurt op dag-, week- en maandniveau. Omdat planning ontzettend nauw luistert is het van belang dat deze flexibel is en op specifieke wensen aangepast kan worden.

Stap 6: Kosten

Het beheer van kosten is essentieel om de financiële gezondheid van een bedrijf te waarborgen. De software van Robaws by Sidekick biedt tools voor registratie van uren en materialen op het project, met name via de digitale werkbon. Vanuit het logistieke proces worden de kosten van magazijnuitgiften en inkoopfacturen op het project geboekt en doorgezet naar de geïntegreerde boekhouding. Deze registratie bied mogelijkheden voor de sluitende projectbewaking en periodieke onderhanden werken en voorraadpositie bepaling.

Stap 7: Opbrengsten

Naast kosten zijn vooral de opbrengsten van belang. Dit omvat termijn- en slotfacturen, regiefacturen, periodieke abonnement facturen en handelsfacturen. De software maakt het gemakkelijk om facturatie te automatiseren en ervoor te zorgen dat tijdig betaald wordt voor geleverde diensten. Uiteraard kunnen ook creditnota’s worden gemaakt.

Stap 8: Financieel

Tot slot heeft de software Robaws een integratie met veelgebruikte boekhoudpakketten zoals Exact en Snelstart. Hierdoor wordt financiële administratie naadloos geïntegreerd in het proces, wat zorgt voor nauwkeurige boekhouding en financiële rapportage.

De kracht van de procesflow in de software van Robaws by Sidekick ligt in de naadloze overgang tussen de verschillende onderdelen. Klanten kunnen moeiteloos van het ene proces naar het andere gaan, zonder dat gegevens verloren gaan of handmatige invoer nodig is. Dit bespaart tijd en vermindert fouten, wat leidt tot efficiëntere bedrijfsvoering.

Bovendien biedt de software uitgebreide rapportagemogelijkheden, waarmee bedrijven inzicht kunnen krijgen in hun prestaties en processen kunnen optimaliseren. Het stelt bedrijven in staat om snel beslissingen te nemen en zich aan te passen aan veranderende omstandigheden in de markt.

Kortom

De voordelen van de geautomatiseerde procesflow zijn talrijk. Het verhoogt de productiviteit, verlaagt de operationele kosten, verbetert de klanttevredenheid en vermindert fouten. Het stelt bedrijven ook in staat om te groeien en concurrerend te blijven in een veeleisende markt.

Bovendien is de software van Robaws by Sidekick flexibel en schaalbaar, waardoor deze geschikt is voor bedrijven van elke omvang. Of je nu een klein installatiebedrijf bent of een grote afbouworganisatie, de software kan worden aangepast aan jouw specifieke behoeften en groei.

Kortom, de procesflow in de software van Robaws by Sidekick biedt een uitstekende oplossing voor installatie-, schilders- en dakdekkersbedrijven die hun bedrijfsvoering willen optimaliseren. Het stelt bedrijven in staat om efficiënter te werken, kosten te verlagen en de winstgevendheid te verhogen.

Lees ook (Extern): Di­gi­ta­li­se­ring in Bouw en Installatie steeds vaker Web-Based