Ga naar de inhoud 
Het Sidekick Team, Winterswijk & Sneek
Inleiding: ERP-implementatie voor installatiebedrijven
ERP-software implementeren in een installatiebedrijf is geen kleine stap. Voor veel ondernemers voelt het als hét moment waarop grip, overzicht en rust eindelijk samenkomen in één systeem. Geen losse Excel-bestanden meer, geen verschillende apps naast elkaar, geen onduidelijkheid tussen kantoor en buitendienst. Alles centraal geregeld in één krachtig ERP-systeem voor installatiebedrijven. Welbekende partners zoals Techniek Nederland en Ketenstandaard zien de kansen die data-gedreven werken en slimme ERP-systemen bieden en communiceren hier al vaak over.
De voordelen zijn vaak duidelijk en toch zien we in de praktijk dat ERP-implementatie voor installatiebedrijven regelmatig niet opleveren wat vooraf werd verwacht. Niet omdat de software tekortschiet, maar omdat er in de voorbereiding en aanpak fundamentele fouten worden gemaakt.
Bij Sidekick Software begeleiden we al tientallen jaren bedrijven in onder andere de installatiebranche, maar bijvoorbeeld ook vastgoedonderhoudsbedrijven en servicebedrijven. Van zzp’ers tot organisaties met 200 medewerkers. Als Nederlandse leverancier van Robaws voeren we het implementatieproces van dit bekroonde ERP-systeem voor installatiebedrijven. Dat betekent dat we niet alleen de successen zien, maar ook de momenten waarop het schuurt.
In dit artikel benoemen we de 7 meest gemaakte fouten in ERP-implementatie voor installatiebedrijven waarin de meest belangrijkste missers worden benoemd. Eerlijk, soms confronterend, maar altijd bedoeld om realistische verwachtingen te scheppen. Want wie deze fouten herkent en voorkomt, haalt meer rendement uit zijn ERP-systeem zoals het ERP-systeem voor installatiebedrijven Robaws van Sidekick Software.
In dit eerste deel van de ‘7 ERP-implementatie fouten installatiebedrijf’ gaan we in op de fouten die vaak al ontstaan voordat de software echt wordt gebruikt. Fouten in visie, voorbereiding en besluitvorming en juist die blijken later lastig te herstellen.
Fout 1: ERP zien als een softwareaankoop in plaats van een organisatieverandering
Een van de grootste misverstanden rondom ERP is dat het wordt gezien als “een nieuw systeem” dat je aanschaft, installeert en daarna gebruikt. Alsof het vergelijkbaar is met een nieuw boekhoudpakket of een planningstool.
In werkelijkheid grijpt ERP veel dieper in. Het raakt vrijwel elk proces binnen een installatiebedrijf: van offerte en calculatie tot planning, werkbonnen & urenregistratie, facturatie, service & onderhoud en rapportage. Daarmee verandert ERP niet alleen wat je gebruikt, maar vooral hoe je werkt.
Toch zien we regelmatig dat ERP wordt benaderd als een IT-project. Iets dat “erbij” wordt gedaan, vaak naast de dagelijkse drukte. De ondernemer of bedrijfsleider heeft weinig tijd, medewerkers worden beperkt betrokken en men hoopt dat het ERP-systeem zichzelf wel bewijst.
Bij kleinere installatiebedrijven kan dat soms nog nét goed gaan. Bij zzp’ers of bedrijven tot tien medewerkers zijn de lijnen kort, processen vaak impliciet en beslissingen snel genomen. Maar zodra een bedrijf groeit, twintig, vijftig of honderd medewerkers, wordt dit een serieus probleem.
Hoe groter het bedrijf, hoe meer afstemming nodig is. Hoe meer verschillende rollen, hoe groter de impact van verandering. ERP vraagt dan niet alleen software-inrichting, maar ook proceskeuzes, interne afspraken en soms zelfs het loslaten van oude werkwijzen die jarenlang “prima leken te werken”.
Bedrijven die ERP wél zien als organisatieverandering, pakken het anders aan. Zij reserveren tijd, benoemen verantwoordelijkheden en accepteren dat niet alles in één keer soepel loopt. Juist dat realisme maakt het verschil tussen een systeem dat wordt omarmd en een systeem dat wordt gedoogd.
Fout 2: Starten zonder heldere doelen en verwachtingen
“Wij willen meer overzicht.”
Het is een begrijpelijke wens en vaak de aanleiding om naar ERP te kijken. Maar als dit de enige doelstelling is, wordt het lastig om goede keuzes te maken tijdens de implementatie.
Overzicht kan namelijk van alles betekenen. Overzicht in planning. In projecten. In onderhanden werk. In financiële resultaten. In servicecontracten. Zonder concreet te maken waar het overzicht ontbreekt en wat men wil verbeteren, blijft ERP een abstract idee.
Bij Sidekick Software starten we daarom altijd met een vrijblijvende intake, gevolgd door een verdiepend gesprek. In dat gesprek gaan we verder dan functionaliteiten. We kijken naar de dagelijkse praktijk: hoe komt werk binnen, hoe wordt gepland, waar loopt het vast, waar gaat informatie verloren?
Pas dan wordt duidelijk welke onderdelen van een ERP-pakket prioriteit hebben en welke nog kunnen wachten. Dat is essentieel, want ERP biedt veel mogelijkheden en juist dat kan verlammend werken als er geen duidelijke focus is.
Bedrijven die zonder heldere doelen starten, lopen het risico dat het systeem wel wordt ingericht, maar niet écht aansluit. Alles zit erin, maar niets voelt logisch. Medewerkers missen houvast en management mist stuurinformatie. Een goede ERP-implementatie begint daarom niet met software, maar met vragen. Wat willen we verbeteren? Wat willen we behouden? En waar accepteren we dat onze werkwijze moet veranderen?
Fout 3: Verwachten dat ERP zich volledig aanpast op bestaande werkwijze
Een andere veelgemaakte fout is de overtuiging dat ERP zich volledig moet voegen naar hoe het bedrijf nu werkt. Alles moet blijven zoals het is, alleen dan “in het systeem”.
In theorie klinkt dat aantrekkelijk. In de praktijk is het zelden haalbaar en vaak ook niet wenselijk. Veel bestaande werkwijzen zijn historisch gegroeid. Ze werken omdat mensen ze kennen, niet per se omdat ze efficiënt zijn.
ERP dwingt keuzes af. En dat is juist een van de sterke punten. Het maakt zichtbaar waar processen onduidelijk zijn, waar dubbel werk ontstaat of waar informatie te laat beschikbaar is.
Tijdens implementaties van Robaws zien we regelmatig dat bedrijven eerst zeggen: “Zo doen wij het nu, dat moet erin.” Maar zodra we samen doorvragen, blijkt dat sommige stappen eigenlijk nergens zijn vastgelegd of per medewerker verschillen. ERP legt dat genadeloos bloot. Dat kan confronterend zijn. Maar het is ook een kans om processen te vereenvoudigen en toekomstbestendig te maken.
Sidekick Software positioneert zich hierin nadrukkelijk als partner. Niet door blind alles te automatiseren wat er is, maar door samen te kijken: wat is écht nodig, wat kan slimmer en waar past standaardisatie beter dan maatwerk? Wie ERP alleen ziet als een digitale kopie van het verleden, mist de grootste winst.
Fout 4: Alles tegelijk willen implementeren
Ambitie is goed. Maar bij ERP-implementatie voor installatiebedrijven werkt overambitie vaak averechts.
We zien regelmatig installatiebedrijven die bij de start alles willen meenemen: offertes, projecten, service & onderhoud, voorraad, planning, digitale werkbonnen, urenregistratie, facturatie, rapportages, dashboards. Liefst allemaal vanaf dag één.
Het gevolg is voorspelbaar. Medewerkers raken het overzicht kwijt. Monteurs moeten ineens digitaal werken terwijl processen nog niet zijn ingesleten. Administratie krijgt extra werk omdat gegevens onvolledig worden ingevoerd. Het vertrouwen in het systeem neemt af.
Dit effect wordt sterker naarmate een bedrijf groter is. Waar een zzp’er zich relatief snel aanpast, heeft een organisatie met tientallen medewerkers meer tijd nodig. Niet omdat mensen niet willen, maar omdat verandering energie kost. Een gefaseerde implementatie werkt vrijwel altijd beter. Eerst de kernprocessen op orde, daarna stap voor stap uitbreiden. Zo groeit het ERP-pakket mee met het bedrijf en blijft de leerdruk beheersbaar.
Ook binnen Robaws adviseren we hier bewust in. Een ERP-systeem voor installatiebedrijven hoeft niet perfect te zijn op het moment van livegang. Het moet vooral bruikbaar zijn. Optimaliseren komt daarna. Bedrijven die dat accepteren, boeken sneller resultaat en ervaren minder weerstand.
Tot hier: de fundamentele fouten
De eerste vier fouten ontstaan vaak al in de eerste fase van een ERP-traject. In hoe er wordt gedacht over software, verandering en verwachtingen. Wie hier niet scherp is, legt een wankele basis.
Maar zelfs bedrijven die deze strategische fouten grotendeels vermijden, lopen later nog tegen andere problemen aan. Problemen die minder te maken hebben met keuzes op papier, en meer met gedrag, gebruik en ondersteuning in de praktijk.
Hoewel veel problemen bij ERP-implementaties voor installatiebedrijven al ontstaan in de voorbereidingsfase, eindigt het daar zeker niet. Zelfs installatiebedrijven die bewust nadenken over doelen, processen en planning, lopen in de praktijk vaak alsnog vast. Niet omdat de keuzes verkeerd waren, maar omdat het dagelijkse gebruik van ERP andere uitdagingen met zich meebrengt. Juist in deze fase wordt duidelijk of ERP daadwerkelijk onderdeel wordt van de organisatie, of een systeem blijft dat “ernaast” bestaat. De volgende fouten zien we regelmatig terug bij installatiebedrijven van alle groottes van zzp’ers tot organisaties met meer dan 100 medewerkers.
Fout 5: Denken dat medewerkers het ERP-systeem vanzelf gaan gebruiken
Een ERP-systeem voor installatiebedrijven kan technisch perfect zijn ingericht, maar zonder acceptatie door medewerkers levert het nauwelijks waarde op. Toch wordt dit aspect structureel onderschat.
De gedachte is vaak: het systeem staat goed, dus nu gaan mensen het vanzelf gebruiken. In werkelijkheid werkt het zelden zo. Zeker niet in installatiebedrijven, waar de praktijk buiten vaak leidend is en administratie als noodzakelijk kwaad wordt gezien.
Digitale werkbonnen zijn hier een treffend voorbeeld van. Ze worden ingericht met de beste intenties: alles realtime vastgelegd, uren direct geregistreerd, materialen gekoppeld aan projecten. Maar als monteurs niet begrijpen waarom ze iets moeten invullen, of als het invoeren extra tijd kost zonder zichtbaar voordeel, ontstaat weerstand.
Dan gebeurt het volgende:
- werkbonnen worden half ingevuld
- uren worden achteraf “even snel” gecorrigeerd
- administratie moet alsnog nabellen
- frustratie groeit aan beide kanten
Het probleem is zelden onwil. Het probleem is dat ERP-gebruik vaak wordt geïntroduceerd zonder voldoende context. Mensen moeten weten waarom iets belangrijk is, niet alleen hoe het werkt.
Bij Sidekick Software zien we dat succesvolle implementaties altijd aandacht besteden aan dit stuk. Niet eenmalig, maar doorlopend. Tijdens de onboarding wordt niet alleen uitgelegd welke knoppen er zijn, maar ook wat het voordeel is voor de gebruiker zelf. Minder gedoe achteraf. Minder vragen. Minder controle.
Hoe groter het bedrijf, hoe belangrijker dit wordt. In organisaties met tientallen monteurs kun je niet vertrouwen op informele overdracht. Daar zijn duidelijke afspraken, herhaling en begeleiding nodig. ERP-adoptie is geen vanzelfsprekendheid, maar een proces.
Fout 6: ERP gebruiken, maar oude werkwijzen in stand houden
Een veelvoorkomend patroon bij ERP-implementatie voor installatiebedrijven is dat het systeem wel wordt gebruikt, maar oude werkwijzen ongemerkt blijven bestaan. Excel-lijstjes voor planning. Losse notities voor meerwerk. WhatsApp-berichten als vervanging van taken of meldingen.
Op het eerste gezicht lijkt dit onschuldig. Mensen doen wat voor hen het snelst werkt. Maar op termijn ondermijnt dit het hele idee van ERP.
Wanneer informatie verspreid blijft over meerdere plekken, ontstaat er geen “single source of truth”. Rapportages kloppen niet. Planning is nooit helemaal actueel. Administratie moet blijven controleren en corrigeren. Het vertrouwen in het systeem neemt af, terwijl het systeem daar vaak niets aan kan doen.
Deze fout ontstaat meestal niet uit weerstand, maar uit onvoldoende duidelijkheid. Wat moet altijd in ERP gebeuren? Wat mag tijdelijk buiten het systeem om? En wie bewaakt dit?
Bij kleinere bedrijven corrigeert dit zich soms vanzelf. De ondernemer zit erbovenop en spreekt mensen direct aan. Bij grotere installatiebedrijven werkt dat anders. Daar sluipen oude gewoontes er langzaam weer in, zeker als niemand formeel verantwoordelijk is voor procesbewaking.
ERP vraagt discipline. Niet in de zin van streng zijn, maar in de zin van consequent zijn. Als iets via ERP moet lopen, dan moet het ook echt via ERP lopen. Anders verliest het systeem zijn waarde. Sidekick Software helpt klanten hier actief bij. Niet door te zeggen “zo moet het”, maar door samen te kijken waar het wringt. Soms is de conclusie dat een proces anders moet worden ingericht. Soms dat er extra uitleg nodig is. En soms is het simpelweg een kwestie van keuzes maken en die vasthouden.
Fout 7: Support onderschatten of pas inschakelen als het misgaat
Een van de meest onderschatte aspecten van ERP is support. Veel bedrijven zien support als iets voor noodgevallen. Of als iets dat alleen nodig is in de eerste weken na livegang.
In de praktijk is het tegenovergestelde waar. Juist na livegang ontstaan de meeste vragen. Mensen gaan het systeem écht gebruiken. Nieuwe situaties dienen zich aan. En processen blijken in de praktijk toch net anders te lopen dan vooraf bedacht.
Bedrijven die support zien als kostenpost, lopen vroeg of laat vast. Kleine vragen blijven liggen. Irritaties stapelen zich op. Medewerkers gaan zelf oplossingen verzinnen buiten het ERP-systeem voor installatiebedrijven om. En voor je het weet is ERP weer “dat lastige systeem”.
Bij Sidekick Software combineren we daarom meerdere vormen van ondersteuning. Persoonlijke begeleiding via een vaste ‘Sidekicker’, aangevuld met de kennisbank op support.robaws.com. Die kennisbank fungeert als naslagwerk, handleiding en zelfservice voor veel voorkomende vragen.
Maar belangrijker nog: support is geen eenrichtingsverkeer. Goede support signaleert ook patronen. Als meerdere klanten tegen hetzelfde aanlopen, zegt dat iets. Over inrichting, uitleg of verwachtingen. Die inzichten gebruiken we weer om implementaties te verbeteren.
Hoe groter het installatiebedrijf, hoe belangrijker structurele support wordt. Niet omdat mensen het ERP-systeem voor installatiebedrijven niet begrijpen, maar omdat de organisatie complexer is. Meer rollen, meer uitzonderingen, meer afhankelijkheden. ERP groeit dan mee, mits het goed wordt begeleid
ERP is geen eindpunt, maar een doorlopend traject
Misschien wel de meest fundamentele fout is denken dat ERP ooit “af” is. Dat er een moment komt waarop alles staat, iedereen het perfect gebruikt en er niets meer hoeft te veranderen.
Die situatie bestaat niet. Bedrijven veranderen. De markt verandert. Wet- en regelgeving verandert. Wat vandaag logisch is, kan over twee jaar achterhaald zijn.
Succesvolle installatiebedrijven zien ERP daarom als een doorlopend traject. Niet als een project met een duidelijke einddatum, maar als een fundament waarop verder wordt gebouwd. Ze evalueren periodiek. Stellen processen bij. Breiden functionaliteit uit wanneer dat nodig is.
Dit vraagt een andere mindset. Minder gericht op perfectie, meer op ontwikkeling. Minder op “zo hebben we het afgesproken”, meer op “werkt dit nog voor ons?”.
Sidekick Software past hier bewust bij. Als partner in automatisering denken we mee over de lange termijn. Niet alleen over hoe Robaws vandaag wordt ingericht, maar ook over hoe het systeem meegroeit met het bedrijf.
Wat deze fouten gemeen hebben
Als je alle zeven fouten naast elkaar legt, zie je een duidelijke rode draad. Ze hebben weinig te maken met techniek. En alles met verwachtingen, gedrag en begeleiding.
ERP faalt zelden door software. Het faalt omdat:
- verandering wordt onderschat
- mensen niet worden meegenomen
- gebruik niet wordt geborgd
- ondersteuning te laat komt
Bedrijven die dit erkennen, maken andere keuzes. Ze investeren niet alleen in een ERP-systeem voor installatiebedrijven, maar ook in adoptie. Niet alleen in inrichting, maar ook in begeleiding. Niet alleen in livegang, maar ook in doorontwikkeling. En juist dat maakt het verschil tussen ERP als frustratie en ERP als fundament voor groei.
Tot slot: realistisch automatiseren levert rust op
ERP implementeren in een installatiebedrijf is geen makkelijke weg. En dat hoeft ook niet mooier te worden voorgesteld dan het is. Maar het is wel een weg die loont, mits hij realistisch wordt bewandeld.
Sidekick Software heeft in tientallen jaren automatisering één ding steeds opnieuw bevestigd zien worden: bedrijven die eerlijk kijken naar hun processen, hun mensen en hun ambities, halen structureel meer uit ERP dan bedrijven die vooral hopen dat software problemen oplost.
Robaws van Sidekick Software is daarbij geen doel op zich, maar een middel. Een krachtig en slim middel, mits goed ingezet, begeleid en onderhouden. Voor installatiebedrijven die bereid zijn die stap bewust te zetten, is ERP geen last, maar een stille kracht die dagelijks bijdraagt aan overzicht, rust en grip op de organisatie. Het Sidekick Team staat altijd voor jou klaar, jouw digitale partner.
Bekijk ook andere tips & tricks voor installatiebedrijven: Waar moet goede ERP software voor installatiebedrijven aan voldoen?
