Meerdere bedrijven in Robaws? Grootboekrekeningen worden nu beter gescheiden
Werk je binnen Robaws met meerdere bedrijven en heb je deze gekoppeld aan bijvoorbeeld Exact Online of SnelStart? Dan wil je één ding vooral niet: grootboekrekeningen uit verschillende administraties die door elkaar gaan lopen.
Stel dat twee van jouw bedrijven allebei grootboekrekening 7000 gebruiken. Het rekeningnummer is hetzelfde, maar de administratie natuurlijk niet.
Tot voor kort kon dat voor verwarring zorgen. Robaws heeft daar op 4 augustus een wijziging voor doorgevoerd.
Vanaf nu houdt Robaws bij Bij.
Maar wat betekent dat precies? En belangrijker: wat heb jij daar als gebruiker van Robaws by Sidekick aan?
Waarom was dit eigenlijk een probleem?
Wie maar met één administratie werkt, zal hier waarschijnlijk niet dagelijks tegenaan lopen.
Maar werk je met meerdere bedrijven binnen dezelfde omgeving? Dan wordt het een ander verhaal.
Bedrijf A kan bijvoorbeeld rekeningnummer 7000 gebruiken voor materiaalkosten, terwijl bedrijf B exact hetzelfde nummer gebruikt. Alleen zijn het administratief gezien twee verschillende rekeningen.
Je wilt dan niet dat een ERP-systeem denkt:
7000 is 7000, dus dat zal wel dezelfde rekening zijn.
Want dat is precies hoe administraties langzaam onoverzichtelijk kunnen worden.
Robaws kijkt daarom voortaan niet alleen naar het rekeningnummer, maar ook naar het bedrijf waar de rekening bij hoort.
Wat verandert er bij het importeren van grootboekrekeningen?
Importeer je grootboekrekeningen via een boekhoudkoppeling? Dan registreert Robaws voortaan voor welk bedrijf de betreffende rekening is binnengekomen.
Dit geldt onder andere voor koppelingen met:
- Exact Online
- Chift
- SnelStart
- QuickBooks
- Yuki
Een rekening uit de administratie van bedrijf A wordt dus gekoppeld aan bedrijf A.
Die rekening zie je vervolgens alleen terug waar deze daadwerkelijk van toepassing is.
Dat klinkt misschien vanzelfsprekend. Maar zodra je met meerdere administraties werkt, is juist die scheiding belangrijk.
Kunnen twee bedrijven dan nog hetzelfde rekeningnummer gebruiken?
Ja.
En eigenlijk is dat een van de belangrijkste onderdelen van deze update.
Stel:
Bedrijf A
Rekening 7000 – Materiaalkosten
Bedrijf B
Rekening 7000 – Inkoop materialen
Het rekeningnummer is hetzelfde.
Toch blijven dit binnen Robaws twee afzonderlijke grootboekrekeningen, omdat ze bij twee verschillende bedrijven horen.
Ze worden dus niet meer samengevoegd alleen omdat het rekeningnummer overeenkomt.
Precies zoals je het administratief zou verwachten.
Maar wat gebeurt er met algemene grootboekrekeningen?
Misschien denk je nu: moet ik dan iedere algemene rekening voor ieder bedrijf opnieuw aanmaken?
Nee.
Grootboekrekeningen die je globaal binnen Robaws hebt ingesteld of handmatig hebt toegevoegd, blijven gewoon beschikbaar voor alle bedrijven.
Robaws maakt daarmee feitelijk onderscheid tussen twee situaties:
een rekening die specifiek vanuit de boekhouding van één bedrijf binnenkomt en een rekening die je bewust algemeen binnen Robaws gebruikt.
Je houdt dus de flexibiliteit die je had, maar krijgt bij geïmporteerde rekeningen een duidelijkere scheiding.
Krijg ik dubbele rekeningen als ik opnieuw synchroniseer?
Ook dat is aangepakt.
En dit is waarschijnlijk een van de eerste vragen die je hebt wanneer je regelmatig gegevens opnieuw importeert.
Stel dat rekening 7000 al in Robaws staat en tijdens een volgende synchronisatie opnieuw vanuit Exact Online binnenkomt.
Robaws maakt dan niet zomaar nog een rekening 7000 aan.
Het systeem controleert of dezelfde combinatie van bedrijf en rekeningnummer al bestaat. Is dat zo? Dan wordt de bestaande rekening bijgewerkt.
Je administratie groeit daardoor niet langzaam vol met verschillende versies van dezelfde grootboekrekening.
En als ik de naam van een rekening verander?
Ook een herkenbare situatie.
Je hebt bijvoorbeeld:
7000 – Materiaalkosten
En besluit in je boekhoudpakket de naam te veranderen naar:
7000 – Inkoop materialen
Het rekeningnummer verandert niet. Het bedrijf verandert niet. Alleen de naam wordt aangepast.
Robaws ziet dat voortaan ook zo.
Er wordt geen nieuwe rekening aangemaakt. De naam van de bestaande grootboekrekening wordt gewoon bijgewerkt.
Kleine wijziging?
Ja.
Maar wel eentje die voorkomt dat je na verloop van tijd twee of drie grootboekrekeningen hebt staan die eigenlijk allemaal hetzelfde betekenen
Wat gebeurt er met rekeningen die je niet meer gebruikt?
Een administratie verandert.
Rekeningen worden toegevoegd, aangepast, maar soms ook geblokkeerd of buiten gebruik gesteld.
Wanneer je boekhoudpakket een grootboekrekening als inactief of geblokkeerd markeert, wordt dit bij een nieuwe import ook verwerkt in Robaws.
Je voorkomt daarmee dat je in Robaws blijft werken met rekeningen die in je daadwerkelijke boekhouding allang niet meer worden gebruikt.
En daar zit uiteindelijk de echte winst van deze update.
Niet in één nieuwe knop of spectaculaire functie, maar in het feit dat de gegevens in Robaws beter blijven aansluiten bij je boekhouding.
Wat levert deze update jou op?
Werk je met meerdere bedrijven binnen Robaws by Sidekick? Dan wordt het vooral makkelijker om je administraties netjes van elkaar gescheiden te houden.
Je verkleint de kans dat:
- grootboekrekeningen bij het verkeerde bedrijf terechtkomen;
- dezelfde rekening meerdere keren wordt aangemaakt;
- identieke rekeningnummers van verschillende bedrijven worden samengevoegd;
- oude of geblokkeerde rekeningen actief blijven;
- een simpele naamswijziging voor een dubbele rekening zorgt.
En dat is misschien wel de beste manier om deze update samen te vatten:
minder administratie rondom je administratie.
Je hoeft hier als gebruiker niet iedere dag bewust mee bezig te zijn. Juist dat is het idee. Robaws zorgt op de achtergrond voor een logischere scheiding tussen je bedrijven en houdt geïmporteerde grootboekrekeningen beter in lijn met je boekhoudpakket.
Werk je met meerdere bedrijven in Robaws by Sidekick?
Gebruik je meerdere administraties of heb je Robaws gekoppeld aan je boekhoudpakket en weet je niet zeker hoe jouw grootboekrekeningen zijn ingericht?
Dan kijken we vanuit Sidekick graag met je mee.
Niet alleen naar deze update, maar vooral naar hoe Robaws by Sidekick voor jouw bedrijven is ingericht en of je koppeling doet wat je ervan verwacht.
